Aile Şirketlerinde “Gönül Kartvizitleri”: Ünvan Çok, Yetki Yok!

Aile şirketlerinde kartvizit basmak, belki de kurumsal dünyadaki en hızlı ve en maliyetsiz işlerden biridir. Matbaaya gönderilen tek bir siparişle birkaç gün içinde yeni bir “Genel Müdür Yardımcısı”, “Koordinatör” ya da “Yatırım Direktörü” yaratabilirsiniz. 

Aile Konseyinde huzursuzluk çıkaran bir kardeşi yatıştırmak, aileye yeni katılan bir damada jest yapmak ya da kuzenler arası dengeyi gözetmek için bir kartvizit uydurmak, o an için günü kurtaran harika bir çözüm gibi görünür. 

Ancak o şık kartvizitler matbaadan çıkıp masaların üzerine konulduğunda, şirketin görünmeyen dinamiklerinde sessiz ve derin bir kriz başlar. Çünkü aile şirketlerinde unvanlar çoğu zaman liyakatle ve görev tanımlarıyla değil, “gönül alma” mekanizmasıyla dağıtılır.

Biz bu duruma yönetim literatüründe “içi boş gönül kartvizitleri” diyoruz. Peki, kâğıt üzerinde herkesin bir şey olduğu ama kimsenin gerçekte hiçbir yetkisinin bulunmadığı bu yapı, aileye ve şirkete nasıl zarar verir?

Aslında bu tablo, aile şirketleri yönetimi alanında yıllardır tartışılan bir sorunun güncel bir görünümüdür. Benim de çalışmalarımda sık sık kullandığım Tagiuri ve Davis'in geliştirdiği Üç Daire Modeli, bir aile şirketinde her bireyin aynı anda üç ayrı role sahip olabileceğini anlatır. Bunlar, aile üyeliği, sahiplik ve işletmedeki görevdir. Sorun, bu üç dairenin birbirine karışmasıyla başlar. Aile masasındaki değer (oğul, kız, damat, gelin, yeğen vb.), otomatik olarak şirket masasındaki yetkiye (Direktör, Koordinatör, Genel Müdür Yardımcısı) dönüştürüldüğünde ortaya çıkan şey, tam da bizim gönül kartviziti dediğimiz yapıdır. Yetki ile sorumluluğun birbirinden koptuğu, kimin, kime, nasıl ve hangi içerikle hesap vereceği konusundaki belirsizlik ortamı, yönetim literatüründe rol belirsizliği ve zayıf hesap verebilirlik olarak değerlendirilmektedir.

İçeride Kaos: Kim, Kime, Neden Hesap Verecek?
Bir organizasyonda unvan yetkiyle, yetki ise sorumluluk ve hesap verebilirlikle dengelenmediğinde sistem kilitlenir. Gönül almak için verilen unvanların şirket içinde yarattığı ilk büyük tahribat yaşanır:
•    Çift Başlılık ve Yetki Karmaşası: Şirketin profesyonel yöneticileri ve çalışanları, kime raporlama yapacağını bilemez hale gelir. Kartvizitinde “Operasyon Direktörü” yazan aile üyesi bir talimat verir; fakat çalışanlar bilir ki o unvanın altında gerçek bir yönetsel güç yoktur.
•    Hesap Sorma Mekanizmasının Çöküşü: Görev tanımı net olmayan, performans kriteri bulunmayan ve sadece aile üyesi olduğu için o unvanda oturan kişiden kimse hesap soramaz. Bu durum, şirket içerisindeki adalet duygusunu ve profesyonel kadroların kuruma olan inancını kökünden sarsar.
•    Tek Kapı Sendromu: Satın alma, satış, yeni yatırım veya kadro ihtiyacı ve işe alım gibi kritik kararlar masaya geldiğinde o kartvizitlerin hiçbiri işe yaramaz. Masadaki unvanlı kadro izleyici konumuna geçer ve herkes yine tek bir kapıya (yani kurucuya veya nihai karar vericiye) koşar. Bu da kurucunun üzerindeki operasyonel yükü artırarak şirketi stratejik körlüğe sürükler.

Dışarıda Güvensizlik: Müşteriler, Tedarikçiler ve Bankalar Ne Görür?
Gönül kartvizitlerinin yarattığı kafa karışıklığı sadece masa başı toplantılarıyla sınırlı kalmaz, şirketin dış dünyadaki itibarını da doğrudan zedeler.

Sizinle iş yapacak olan bankalar, stratejik tedarikçiler ya da büyük müşteriler masa etrafındaki kalabalık unvan grubuna bakar. Ancak kısa sürede anlarlar ki, karşılarında oturan "Genel Müdür Yardımcısı" gerçek bir imza yetkisine ya da karar alma gücüne sahip değildir. Gerçek karar vericiye ulaşmak için dolaştırılan dış paydaşlar, şirketin kurumsallıktan uzak olduğunu fark eder. Piyasa nezdinde oluşan bu "gerçek karar verici kim?" sorusu, şirketin güvenilirliğini, pazarlık gücünü ve kredibilitesini ciddi oranda düşürür.

Çözüm Nedir? : Aile Anayasası ve Liyakate Dayalı Rol Dağılımı
Burada asıl sorunun aile üyelerine görev verilmesi olmadığını netleştirmek gerekir. Aile üyelerinin işletmede aktif rol alması, doğru kurgulandığında şirkete güçlü bir bağlılık, uzun vadeli düşünme ve sahiplik bilinci kazandırır. Sorun unvanın kendisinde değil, altının doldurulmamasındadır. Görev, yetki, sorumluluk tanımı ve hesap verebilirlikle desteklenen bir unvan şirketi büyütür. Bunlardan yoksun bir unvan ise sadece bir jesttir, gönül almadır. Dolayısıyla amaç aile üyelerini şirketten uzak tutmak değil, onların rolünü hazırlık ve liyakat temelinde tanımlamaktır.

Kartvizitler birer sevgi gösterisi veya aile içi denge aracı değildir; organizasyonel sorumluluğun dışarıya ve içeriye olan beyanıdır. Şirketi ve aileyi bu unvan enflasyonundan korumanın tek yolu, aile ilişkileri ile iş ilişkilerini birbirinden kesin çizgilerle ayırmaktır.

İşte tam bu noktada Aile Anayasası hayati bir rol oynar. Ancak Aile Anayasası, çekmecede duran bir metin ya da bir kez imzalanıp unutulan bir belge değildir. İşlevini, ailenin kendi gerçeğine göre hazırlanmış, üzerinde uzlaşılmış ve uygulaması izlenen bir yol haritası olduğunda gösterir. Doğru kurgulandığında aşağıdaki somut konular öncelikli olmak üzere, birçok konuda aileye ve şirkete katkı sağlar.

Aile Anayasası;
1.    İşe Alım ve Atama Kriterlerini Belirler: Aile üyelerinin şirkette hangi eğitim, tecrübe ve yetkinliklerle göreve başlayabileceğini net kurallara bağlar. “Gönül olsun” diye değil, “hak edildiği” için unvan verilmesini sağlar.
2.    Görev, Yetki ve Sorumluluk Matrisini Çizer: Unvanların altını gerçek imza yetkileri, bütçe sınırları ve performans kriterleriyle doldurur.
3.    Şirket Masası ile Aile Masasını Ayırır: Aile Konseyindeki değer ile şirketteki unvanın aynı şey olmadığını netleştirir.
4.    Anlaşmazlık ve Karar Mekanizmalarını Kurar: Unvan, yetki veya görev dağılımında yaşanabilecek gerilimlerin nasıl çözüleceğini, kararların hangi kurulda ve nasıl alınacağını önceden belirler. Böylece her kriz kurucunun kapısına gitmek zorunda kalmadan, kurumsal bir zeminde çözülür.

Bu çerçeveyi ailenin kendi yapısına, kuşak sayısına ve şirketin ölçeğine göre kurmak, tek başına yürütülebilecek bir iş değildir. Aile üyelerini aynı masada uzlaştırmak, hassas konuları tarafsız bir şekilde yönetmek ve metni uygulanabilir kurallara dönüştürmek deneyim gerektirir. Biz bu süreci, ailenin kendi dinamiklerini dinleyerek ve her şirkete özgü bir yapı kurarak birlikte yürütüyoruz.

Şirketinizin geleceğini ve ailenizin huzurunu korumak istiyorsanız, kartvizit basmadan önce o unvanın altındaki yetkiyi ve sorumluluğu tanımlamak zorundasınız. Unutmayın; içi boş gönül kartvizitleri günü kurtarabilir ama şirketin geleceğini karartır.

Sizin Şirketinizde Durum Ne?
Bir aile şirketinde işlerin kâğıt üzerinde mi yoksa yetkiyle mi yürüdüğünü anlamak için derinlemesine finansal analizler yapmaya gerek yoktur. Şirketinizin koridorlarında, yönetim kurulu masasında ve operasyonel süreçlerde şu üç temel soruyu sorarak mevcut durumu teşhis edebilirsiniz:
1.    Karar Mercii Neresi? Kartvizitinde "Müdür", "Direktör" veya "Koordinatör" yazan aile üyeleri, kendilerine ayrılan bütçe ve görev alanı dahilinde bağımsız karar alabiliyor mu, yoksa en küçük harcamada veya stratejik adımda dahi kurucunun onayına mı başvuruluyor?
2.    Çalışanların Pusulası Kim? Profesyonel kadrolar ve çalışanlar, bir kriz veya iş akışı durumunda kartvizitteki yöneticisine mi gidiyor, yoksa "Son sözü patron söyler" diyerek doğrudan kurucuya mı ulaşıyor?
3.    Sorumluluk ve Hesap Verilebilirlik Var mı? Unvan sahibi aile üyelerinin hedefleri, performans kriterleri ve dönemsel raporlama yükümlülükleri bulunuyor mu? Yoksa unvanlar sadece kartvizitte kalan birer sıfattan mı ibaret?

Eğer bu sorulara verdiğiniz yanıtlar net bir görev ve yetki paylaşımını göstermiyorsa, şirketinizde unvan enflasyonu ve buna bağlı yetki kargaşası riski yüksek demektir.

Mevcut Durumunuzu Test Edin: Kartvizit Değerlendirme Formu 
Aile şirketinizdeki unvanların ne kadarının gerçek yetkiyi yansıttığını, ne kadarının ise "gönül alma" amacıyla dağıtıldığıyla ilgili mevcut durumu görünür kılmak ve objektif bir şekilde ölçümlemek büyük önem taşır. Bu riski ve organizasyonel röntgeninizi çekebilmeniz için hazırladığım "Aile Şirketleri Kartvizit ve Yetki Değerlendirme Formu"nu kullanmanızı öneririm.

Aile Şirketleri Kartvizit ve Yetki Değerlendirme Formu: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfegrWP21Sg1aZeiqxlTnTLcpr_Gvvx41nS_1x38cfxQe7o5g/viewform?usp=header 

Formun size en gerçekçi tabloyu verebilmesi için soruları yalnızca kurucunun veya tek bir aile üyesinin gözünden değil, mümkünse hem aile üyelerinin hem de üst düzey profesyonellerin gözünden yanıtlayın. Çünkü aynı unvanın gerçekte ne kadar yetki taşıdığı, çoğu zaman masanın hangi tarafında oturduğunuza göre değişir. Cevaplar arasındaki fark bile başlı başına bir teşhistir.

Bu formu şirketinizdeki mevcut unvan dağılımına uygulayarak;
•    Unvan-yetki-sorumluluk dengenizi,
•    Organizasyonel şemanızın işlerliğini,
•    Kurumsallaşma yolunda atılması gereken öncelikli adımları,
kendi bünyenizde adım adım analiz edebilir, Aile Anayasası ve yetki matrisi süreçlerinize somut bir zemin hazırlayabilirsiniz. Unutmayın; tetkik yapılamadan ve teşhis konulmadan reçete yazılmaz ve tedavi başlamaz. Şirketinizin geleceğini ve ailenizin huzurunu korumak, kartvizitlerin altını gerçek yetki ve sorumlulukla doldurmaktan geçer.

Dr. Mehmet ERGİN
Aile Şirketleri Dönüşüm Danışmanı & Veliaht Mentörü 
Yönetim Danışmanı (CMC)® | Aile Şirketleri Uzmanı (PhD)
FMA Akademi — Kurucu & Yönetici Danışman
 www.fmaakademi.org | mehmet.ergin@fmaakademi.org