Sistemi Kurmak Yetmez: Başarının Anahtarı Disiplinli Uygulamadır.

Birçok şirkette benzer bir tablo vardır: Strateji oluşturulur, stratejiye göre yeni iş modeli ortaya çıkar, organizasyon şeması buna göre düzenlenir, insan kaynakları sistemi ve kalite yönetim sistemi kurulur, organizasyon şemasına göre yeniden süreçler tanımlanır, iş tanımları, yetki ve sorumluluklar yazılır. Yeni bir sistem kurulmuştur. Başta herkes motive olur; toplantılar yapılır, planlar heyecanla sunulur. 

Ama birkaç ay sonra, iş tanımlarına uyulmaz, yönetmelik (prosedür), talimat ve formlar kullanılmaz,  grafikler güncellenmez, strateji planına uygun öncelikler yapılmaz, raporlar gecikir, toplantılar formaliteye döner. Yani sistem hâlâ vardır ama artık yaşamıyordur. Sistemi kurmak, bir “başlangıçtır.” Ama o sistemi disiplinle uygulamak, kurumsal olgunluğun göstergesidir. 

Sistem, Başarıyı Değil, Davranışı Gösterir! Danışmanlık süreçlerimde sıkça rastladığım bir örnektir: Kurumsal sistem mükemmel şekilde kurgulanmıştır. Görev tanımları net, süreçler tanımlanmış, raporlama yapısı yerinde, hedefler belirlenmiştir. Hatta tüm bu manuel sistem ERP sistemine entegre edilmiş ve dijitalleşilmiştir. Yani her şey hazırdır ama işler yürümüyordur. Sorun sistemde değil, davranıştadır. Kurallar vardır ama izlenmez, toplantılar yapılır ama notlar ve kararlar takip edilmez. Böylece sistem “kurulmuş ama yaşatılmamış” hale gelir. 

İşte burada “liderlik ve disiplin” devreye girmelidir. Disiplin: Sistemin Hafızasıdır. Disiplin, cezayla değil, istikrarla ilgilidir. Kurumsal başarı, plan yapma becerisiyle değil, planın uygulanma kararlılığıyla ölçülür.

Bir üretim şirketinde yönetim danışmanlığı yaparken yöneticinin şu cümlesi dikkatimi çekmişti: “Toplantı yapıyoruz ama kimse önceki toplantıdaki notları ve alınan kararları hatırlamıyor.” Sorun, notlar ve kararlarda değil; sorumlular açısından sorumluluk alma, sorumluluk almama, lider ve liderlik açısından,  kararlı liderlikle sürekli denetleme (kontrol) ve takip (izleme) eksikliğiydi. 

Bu noktada çok basit ve küçük-büyük tüm organizasyonlarda uygulanabilecek haftalık “uygulama panelleri” oluşturduk. Yani her kararın kimin sorumluluğunda olduğunu, ne zaman tamamlanması gerektiğini toplantı tutanakları ile görünür hale getirildi. Üç ay içinde tablo değişti: kararlar artık konuşulmuyor, uygulanıyordu ve raporlanıyordu.

Disiplini güçlendiren 4 adımdan bahsetmek istiyorum:
    1.    Takip (İzleme) Mekanizması Kurun.
Her sistem kendi içinde bir denetleme (kontrol) döngüsüne sahip olmalıdır.
Bunu sağlayan araçlardan biri “Performans Göstergeleri”dir (KPI – Key Performance Indicator).
KPI, bir kişinin ya da sürecin hedeflere ne kadar yaklaştığını ölçen göstergelerdir. Diğeri ise “Hedefler ve Anahtar Sonuçlar” yaklaşımıdır (OKR – Objectives and Key Results).
OKR, şirketin büyük hedefleriyle çalışanların bireysel hedeflerini hizalar. Her iki sistem de takibi şansa bırakmaz.
    2.    Raporlamayı Kontrol Değil Farkındalık Aracı Yapın.
Rapor, sadece yöneticiyi bilgilendirmek için değil, ekibin kendi gelişimini görmesi için hazırlanmalıdır. Düzenli raporlama, “sistemin nefes alışı”dır.
    3.    Toplantıları Disipline Edin.
Toplantılar zamanında başlar, çıktılar netleştirilir ve takip edilir. Her toplantı bir öncekinin devamıdır. Aksi halde sistem hafızasını kaybeder.
    4.    Sadece Süreci Değil Davranışı da Ölçün 
ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi veya EFQM Mükemmellik Modeli gibi standartlar, sadece süreçleri değil, kurumun davranış tutarlılığını da ölçer. Çünkü kalite, yalnızca “ne yaptığınızda” değil, “nasıl yaptığınızda” gizlidir.

Burada, uluslararası bir yaklaşımdan bahsedeyim: Operasyonel Bütünlük Döngüsü (Operational Integrity Loop). Bu disiplin, dünyada “Operasyonel Bütünlük Döngüsü” olarak tanımlanır. Yani bir kurumun süreçlerini yalnızca teknik olarak değil, kültürel olarak da sürdürebilme yeteneği. Bu yaklaşımda amaç, dış denetime gerek kalmadan, şirketin kendi iç disiplinini sürekli hale getirmektir. Kısacası, sistem “denetim için değil, gelişim için” çalışır. Sonuç: Strateji Akıl İşidir, Uygulama Karakter işidir. Strateji yazılır, anlatılır, planlanır. Ama başarı, o stratejinin her gün aynı kararlılıkla uygulanmasıyla gelir. 

Bir şirketin gücü, sahip olduğu sistemlerde değil, o sistemleri yaşatan insanlarda yatar. 

Unutmayınız: Sistem kurmak vizyon ister, ama onu yaşatmak disiplin ve karakter ister. 
 

Yayın Tarihi: 24.11.2025
Yazar: Mehmet ERGİN 
Yönetim Danışmanı (CMC) 
Aile Şirketleri Uzmanı (Phd)
FMA Future Management Academy